Maandag 10 december 2018
Dit artikel is geschreven en uitgevoerd door coach Marian Leenders.
Toen Patrick zes jaar geleden met zijn baan startte op een binnendienst bij een technisch bedrijf leken de taken hem leuk en uitdagend, maar de praktijk ziet er nu heel anders uit. De accountmanagers komen met veel meer opdrachten terug dan men intern kan bolwerken.
De medewerkers in de service en techniek lopen voortdurend achter op de planning en er worden steeds meer fouten gemaakt. Het gevolg van deze onderbezetting is dat de stress op alle afdelingen huizenhoog is. De organisatie is wel op zoek naar geschikte nieuwe technici, maar die zijn steeds moeilijker te vinden in deze krappe arbeidsmarkt. Zelfs uitzendbureaus kunnen bijna geen kandidaten leveren.
Doodmoe
Patrick komt bij mij met de vraag of we samen kunnen kijken naar zijn gebrek aan energie op het werk de laatste tijd. Hij baalt van zijn eigen negativiteit, maar kan het niet tegenhouden nu zijn collega’s altijd zo kort aangebonden zijn en zijn leidinggevende zo weinig beschikbaar is voor werkoverleg. Hij voelt zich in zijn functie totaal niet meer op zijn plek.
De eerste paar maanden van het jaar heeft Patrick veel overgewerkt om het werk af te krijgen, maar na een tijdje kreeg hij ruzie met zijn partner dat hij altijd zo laat thuis was. Dus nu moet hij dit werk echt in 8,5 uur per dag zien af te krijgen. Hij komt vaak doodmoe thuis en voelt zich in het weekend regelmatig ziek en futloos.
In gesprek met een coach
Tijdens de eerste sessie nodig ik hem uit een overzicht van zijn takenpakket op te stellen. Ik vraag hoe hij zijn werk moet doen en onder welke omstandigheden. Patrick regelt vanuit de binnendienst alles voor de accountmanagers in de buitendienst. Die zijn altijd onderweg naar de klanten. Als zij terugkomen met nieuwe orders, stelt hij de offertes op en bestelt de benodigde materialen bij de leveranciers. Ook moet hij de facturen sturen van mankracht en materialen die bij de klanten per project nodig zijn en daarnaast moet hij ook klachten afhandelen.
Werkenergieanalyse®
Ik bied hem aan een Werkenergieanalyse® in te vullen. Dit is een korte vragenlijst met zowel open als gesloten vragen over zijn persoonlijke stress- en energiebronnen. Tijdens de volgende afspraak bespreken we de rapportage. Hieruit blijkt dat Patrick momenteel niet zo toegewijd en vitaal is als voorheen en zich niet zo betrokken voelt.
Aspecten in het werk waarvan je zou verwachten dat hij er wat invloed op zou kunnen uitoefenen, vallen laag uit en leveren veel stress op. Doelen van de organisatie zijn niet meer zijn persoonlijke doelen en mensen van wie hij hoopte steun te kunnen krijgen, beperken zich vooral tot hun eigen taken en werkgebied en werken niet goed samen.
Tenslotte wordt door zijn antwoorden op de open vragen duidelijk dat hij 75 % van zijn tijd bezig is met taken die energie vragen en slechts 25 % met taken die energie opleveren. Van de voldoening en werkflow die hij vroeger had, is weinig over. De rapportage van de Werkenergieanalyse is zo confronterend, dat hij er helemaal duizelig van wordt. Voor hem ligt in de rapportage de bevestiging dat zijn tijd en energie momenteel naar de verkeerde dingen gaan.
Actieplan
We vervolgen met het deel van de rapportage waarin hij zelf op een rijtje kan zetten welke activiteiten spanning geven (bijv. onder hoge druk administratief werk doen), welke hij in een soort routine doet (de facturatie) en welke activiteiten voldoening opleveren (het contact met de leuke accountmanagers en klanten).
Voor al deze punten bedenken we een actie. We bespreken welke taken Patrick meer of minder wil uitvoeren om meer energie van het werk te krijgen en om aan het eind van de dag in zijn eigen tijd ook nog leuke dingen te kunnen doen. Als hij zijn tijd meer zou kunnen stoppen in energiegevers en minder in energienemers, dan zou de situatie er in de toekomst wel iets positiever uit gaan zien. Het is tijd om beter zijn grenzen te stellen.
Kijken naar werkzaamheden
Mogelijk kan hij in overleg met zijn leidinggevende een administratieve taak delegeren aan een van zijn collega’s en vragen of hij eens mee mag naar een klant. Dat zou de samenwerking versterken en het begrip voor hun onderbezetting verhogen. Daarnaast wil hij voorstellen om eens een gesprek te organiseren met het hele team over de onderlinge verhoudingen en de bereidheid elkaar te helpen bij problemen.
Ook zou hij van de directie wel eens willen horen waarom er meer werk wordt aangenomen dan de werknemers aankunnen en hoe lang de directeuren nog op deze manier willen doorgaan. Hij mist hierin een visie en een positief geluid van bovenaf. Tenslotte verwacht je dat de medewerkers allemaal met hetzelfde doel voor ogen hun werk moeten kunnen doen.
We bereiden samen het gesprek voor dat hij volgende week met zijn leidinggevende gaat voeren om deze punten te bespreken, want hiervoor is zeker moed nodig. Hij wil na dit gesprek gaan bepalen of er kans is dat hij de omstandigheden en focus in deze baan in de toekomst voor zichzelf kan verbeteren of dat hij zich wil gaan oriënteren op een andere baan. Het is een spannende tijd voor hem want hij ervaart dit echt als een dilemma.
Resultaat
We zijn nu drie weken verder en hij heeft het gesprek met zijn commercieel manager gevoerd. Hij is enorm opgelucht dat deze leidinggevende zijn situatie toch wel begrijpt. Sterker nog: deze manager heeft uitgesproken dat hij Patrick echt niet kwijt wil en dat hij bereid is binnen het team met taken te schuiven. Hij zal met alle teamleden om de tafel gaan zitten om te bepalen hoe het met ieders energieniveau gaat en wat hij kan doen om de knelpunten op te lossen. Het zou immers best kunnen dat een andere medewerker bepaalde taken die Patrick niet goed meer liggen, graag wil doen.
Al met al is Patrick blij dat hij een paar eerste stappen heeft gezet om zijn situatie te verbeteren. Eerst door het invullen van de Werkenergieanalyse waardoor hij inzicht heeft gekregen in de echte oorzaken van zijn onvrede en daarna door het gesprek dat hij met zijn leidinggevende durfde aan te gaan. Hij ziet de toekomst weer wat positiever tegemoet.
Dit artikel is geschreven door Marian Leenders. Marian werkt als loopbaan- en stresspreventiecoach regelmatig met de Werkenergieanalyse.
.
